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OF3R-159

PROFESIONAL SECRETARÍA ACADÉMICA

Profesional para incorporarse al departamento de secretaría académica con perfil administrativo y formación – experiencia en el ámbito de la secretaría técnica. Se valorará especialmente la capacidad de organización, trabajo en equipo, la atención al público y el manejo de herramientas informáticas así como la capacidad de desenvolverse en euskara e inglés.


OFFERED

Trabajo estable 


FUNCTIONS

Buscamos una persona para incorporarse al departamento de secretaría académica que ejerza las labores propias del departamento más abajo descritas. Una persona con perfil administrativo y formación – experiencia en el ámbito de la secretaría técnica. 

1. Objetivo General del departamento: 

La Secretaría Académica ofrece transversalmente un servicio eficiente, rápido y profesional a todos los alumnos en las fases de preparación, gestión y finalización del año académico.

Es la base sobre la cual construir una política y una organización del centro coordinada y en pleno cumplimiento con los compromisos y standards de calidad requeridos.

2. Tareas de preparación del año académico: 

Envío mailing convocatoria inicio clases a todos los alumnos (check in). 

Preparación documentos actualizados matriculación: listado asignaturas, créditos, formulario de inscripción…

Creación grupos en Softaula. 

Matriculación de los alumnos de primer curso seg. A, B y C. 

Elaboración del Database de los alumnos

Elaboración de documentación para la creación de espacios en Campus: plan didáctico.

Inserción y actualización en Softaula datos alumnos. 

Preparación de listados de registros alumnos (tarjetas entrada, recibís, etc)

Preparar, entregar y guardar reglamentos de estudiantes. Revisar y controlar firmas.

Elaboración y producción de certificados de estudios. 

3. Tareas de gestión del año académico: 

Elaboración de certificados de asistencia, aprovechamiento, finalización y expediente académico. 

Entrega de las tarjetas de estudiante. 

Actualización de los datos del alumnado en Softaula

Control de asistencias alumnos. (Recogida de justificantes oficiales, comunicación a docentes)

Gestión de becas: estatales y de Gobierno Vasco.

Gestión de reconocimiento de créditos.

Gestión de traslado de expedientes.

Gestión de bajas.

Gestión de renuncias de convocatorias.

Publicación de anuncios en Campus a los alumnos y profesores.

a. Calificaciones alumnos: 

o Creación y archivo de hojas de evaluación. 

o Publicación de notas a través de Campus.

o Actualización de expediente académico del alumno. 

b. Calendario: 

o Creación, impresión del Calendario Diario y activación en pantalla digital.

o Contacto diario con Recepción y Coordinación para la gestión integral de las aulas. 

o Gestión de reservas especiales de otros departamentos. 

o Creación y publicación de calendario de exámenes.

c. Tareas de gestión de la finalización del año académico: 

o Control datos alumnos y elaboración de Diplomas. Envío, si es necesario. 

o Archivo y creación boletín de notas a alumnos y envío pdf. 

o Gestión y elaboración desde el database de los alumnos para expedir títulos oficiales bajo petición del alumno. 

o Gestión documentación evaluación Trabajos Fin de Estudios.

o Aplicativo Gobierno Vasco.

4. Otras Tareas específicas 1: 

Gestión del programa Erasmus en entrada y en salida. Incluidas las prácticas a través de este programa.

Gestión y desarrollo de la política de intercambio con otras escuelas o universidades internacionales en entrada y en salida. 

Envío de ofertas recibidas a la bolsa de empleo de ex alumnos.

Tramitación de prácticas curriculares: búsqueda de empresas, gestión documental, seguimiento, recogida de documentación para su evaluación, envío de encuestas a empresas y alumnos.

Atención al alumnado y profesorado gestión diaria (taquillas, material docente, reserva de talleres, problemas impresora, ayuda impresión)

Gestión de la tienda: atención, cobro, gestión listados de pedidos de compras de material grupales.

Atención telefónica, email general.

Gestión programas: campus, cineca, softaula, emails, Excel, drive.

Gestión de Encuestas del departamento de educación Gobierno Vasco.

5. Otras Tareas específicas 2: 

Apoyo en la coordinación y la gestión de la Semana de Workshops.

Apoyo al Responsable del Dept. InCompany en la coordinación de las actividades de formación InCompany y Tailor-Made. 

Gestión IED connect.

Gestión Podio. Realizado por responsable o coordinador con criterio de autorización.


REQUIREMENTS

Se valorará especialmente la capacidad de organización, trabajo en equipo, la atención al público y el manejo de herramientas informáticas así como la capacidad de desenvolverse en euskara e inglés.

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